Como profesionales solemos vernos presionadas por el manejo del tiempo. Lo más cerca que podemos estar de crear tiempo de la nada es aprender a administrar nuestro tiempo de manera más efectiva.
El manejo del tiempo implica mucho más que simplemente gestionar las horas y nuestra agenda. También implica reservar tiempo para lo que nos importa y no sólo para el trabajo y las metas.
La gestión del tiempo consiste en planificar cómo utilizar de manera eficiente y controlar deliberadamente el tiempo que dedicas a maximizar la productividad. En resumen, hacer más en menos tiempo. Si aprendes a manejar mejor tu tiempo, podrás experimentar:
- Mejor calidad en tu trabajo
- Menos estrés
- Más tiempo para trabajar en tus proyectos estratégicos o creativos.
- Menos procrastinación
- Más confianza en ti misma
1. Analiza cómo pasas tu tiempo:
Si tu productividad se mide por la producción durante un período determinado, el tiempo perdido puede significar dólares perdidos. Al igual que al crear un presupuesto, debes hacer un seguimiento de en qué dedicas realmente tu tiempo para revelar cualquier área o hábito que te impida alcanzar tus objetivos.
2. Apégate a un horario diario
Crea un horario diario con bloques de tiempo asignados para diferentes tareas. Cumplir con esto es la clave del éxito. Crea cronogramas realistas y presta toda tu atención a tu trabajo.
3. Prioriza
Las listas de tareas pendientes pueden salvar la vida de la productividad. Pero si no tienes cuidado, pueden volverse tan grandes y abrumadoras que no sabrás por dónde empezar, prioriza según su importancia y urgencia. Divide tu lista por:
- Hacerlo inmediatamente
- Horario para más tarde
- Delegar
- Eliminar (tareas que puedes eliminar porque no son críticas para tus objetivos o misión)
4. Aborda primero la tarea más difícil
Todos nos distraemos, ya sea por una llamada telefónica, un favor a un colega o un montón de platos sucios. Cuando te das cuenta, el día ya se ha ido. Abordar primero la tarea más grande, difícil e importante evita el riesgo de posponerla para más adelante.
5. Agrupa por lotes tareas similares
Procesar tareas por lotes, significa agrupar tareas similares para poder trabajar en ellas juntas. Agrúpalas por objetivo o función.
6. Aprende cuándo decir no
Tenemos una cantidad limitada de energía en un día y ésta disminuye con las horas. Para evitar un trabajo a medias, conoce tus límites y está dispuesta a decir que no.
7. Evita el multitasking
La ciencia es clara sobre el multitasking: reduce la eficiencia e incluso puede ser peligrosa. Según la Asociación Estadounidense de Psicología, los malabarismos mentales implican “costos de cambio” que reducen la productividad. Si realizas múltiples tareas con frecuencia, tu riesgo de error también aumenta.
8. Utiliza herramientas de gestión del tiempo
Aproveche estas herramientas de productividad y automatización diseñadas para aumentar la productividad:
- Slack para mantener las comunicaciones de tu equipo en un espacio central organizado por canal. Así no tendrá que buscar interminables hilos de correo electrónico para obtener detalles del proyecto.
- Dropbox o OneDrive para almacenar, compartir y realizar copias de seguridad de archivos. Los miembros autorizados del equipo pueden acceder a archivos basados en la nube las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
- Google Calendar y Outlook Calendar para estar al tanto de los horarios diarios, semanales y mensuales.
- Canva y Lucidchart para diseños y diagramas. Ayudan incluso a quienes tienen problemas de diseño a crear plantillas de apariencia profesional.
