Redacción IWomen
Cuando queremos clasificar nuestros documentos y crear sistemas para ellos, siempre nos encontramos con el problema de guardar nuestros recibos.
Hoy me voy a referir a los recibos personales para administrar tu hogar. Las empresas deben guardar todos los recibos y definitivamente deben usar software de administración financiera como QuickBooks o Peachtree para rastrear su información.
Sin embargo, la mayoría de los gastos personales son rutinarios e irrelevantes, y guardar todos los recibos es una pérdida de tiempo y energía.
Existen esencialmente 6 categorías por las que deberías considerar guardar tus recibos:
Comprobante de compra para garantías
Los recibos de cualquier compra importante, como electrodomésticos, productos electrónicos o joyas, deben archivarse en sus archivos de garantía y conservarse mientras conserves el artículo. Por lo general, deberías crear un archivo de «Garantías e instrucciones» y luego tenemos carpetas para las subcategorías de Electrodomésticos grandes, Electrodomésticos pequeños, Electrónica, Computadoras y periféricos, etc., según los hábitos de compra de tu hogar.
Comprobante de gastos mayores
Los recibos de cualquier gasto importante de tu automóvil deben guardarse en un archivo para ese vehículo. Los gastos importantes de mejoras en el hogar también deben guardarse en un archivo de «Mejoras y reparaciones en el hogar» y luego guardarse con sus registros de impuestos, incluso después de haber vendido la casa.
Devoluciones o cambios de mercancía:
Si es posible que puedas devolver un artículo, deberás conservar el recibo durante 30 días o mientras se aplique la política de devolución de la tienda (algunos son solo 14 días). Después de ese punto, puede tirar los recibos o archivarlos si los necesita por razones de garantía.
Es recomendable tener un lugar para este tipo de recibos pendientes, como una ranura en un clasificador de cartas o una carpeta de «espera», y limpiarlo periódicamente cuando esté lleno y ya hayan pasado los tiempos límites.
Reembolsos de gastos
Es posible que debas recibir un reembolso por los gastos de trabajo realizados con fondos personales. Primero, averigua si tu compañía puede darte una tarjeta de crédito para estos gastos en el futuro para simplificar las cosas.
Presupuesto y conciliación
Puede que estés tratando de entender cuánto gastas en ciertas categorías. Con la banca en línea proporcionando más y más datos, ¿realmente necesita realizar un seguimiento de todo? Si crees que debes guardar los recibos por este motivo, te recomendamos tener un archivo de acordeón expandible simple de enero a diciembre para guardarlos rápida y fácilmente.
Deducciones de impuestos
Si le vas a decir algo al IRS, debes estar listo para respaldarlo. Te recomiendo tener un archivo de impuesto sobre la renta para cada año. Siempre ten tu carpeta de impuestos preparada por adelantado para que estés listo cuando llegue el papel. Cuando tengas un recibo que sea deducible de impuestos, primero puedes escribir una nota rápida y luego colocarlo en tu archivo de impuestos. Las necesidades de organización fiscal pueden variar ampliamente según tu situación, pero la mayoría de los hogares no tienen tanto y una carpeta es suficiente.
Aparte de estas razones, generalmente no necesita guardar los recibos, ¡así que libérate y tira a la basura algunos hoy mismo!
