Cómo crear un presupuesto en efectivo personal o para tu negocio

Ya sea para tus finanzas personales o para dirigir tu negocio, la gestión del flujo de caja es fundamental para mantenerte financieramente saludable. Un presupuesto de efectivo te ayuda a controlar tus ingresos y gastos, planificar necesidades financieras futuras y asegurarte de tener suficiente liquidez para cumplir con las obligaciones. Esta guía te guiará a través de los pasos para crear un presupuesto de efectivo simple pero efectivo, ya sea que estés administrando las finanzas del hogar o un negocio.

Paso 1: Comprende el propósito de tu presupuesto en efectivo

Un presupuesto de efectivo estima las entradas y salidas de efectivo durante un período específico, generalmente mensual, trimestral o anual. Al pronosticar tu posición de efectivo, puedes tomar decisiones informadas y evitar problemas de liquidez.

Paso 2: Determina el período de presupuesto

La primera decisión al construir un presupuesto de efectivo es decidir el marco de tiempo que deseas cubrir. Para uso personal, un presupuesto mensual es típico, ya que las facturas, los pagos de alquiler/hipoteca y los ciclos salariales suelen ser mensuales. Las empresas pueden elegir períodos mensuales, trimestrales o incluso semanales dependiendo de la volatilidad del flujo de efectivo.

Paso 3: Identifica las fuentes de ingresos

Enumera todas las posibles entradas de efectivo, que diferirán dependiendo de si el presupuesto es para fines personales o comerciales.

Para los presupuestos de efectivo personales, las fuentes de ingresos típicas incluyen:

• Salario o salarios (después de impuestos).
• Ingresos por alquiler (si corresponde).
• Rendimientos de la inversión (dividendos, intereses).
• Beneficios o apoyo del gobierno (si corresponde).
• Trabajos secundarios o ingresos independientes.

Para las empresas, las entradas de efectivo suelen incluir:

• Ingresos por ventas.
• Cobros de cuentas por cobrar.
• Ingresos de préstamos (si corresponde).
• Entradas de inversión o financiación.
• Cualquier otro ingreso (por ejemplo, subvenciones, honorarios de consultoría).

Paso 4: Previsión de salidas de efectivo

A continuación, debes predecir tus gastos o salidas de efectivo para el mismo período. Se lo más detallado posible para evitar deficiencias inesperadas.

Para los presupuestos personales, las salidas suelen incluir:

• Pagos de alquiler o hipoteca.
• Servicios públicos (electricidad, agua, Internet).
• Comestibles.
• Gastos de transporte (gas, transporte público).
• Seguro (salud, automóvil, etc.).
• Reembolsos de deudas (tarjetas de crédito, préstamos estudiantiles).
• Entretenimiento y gasto discrecional.
• Ahorros o contribuciones a la inversión.

Para las empresas, las salidas pueden ser más complejas y a menudo incluyen:

• Gastos operativos (servicios públicos, alquiler, equipo).
• Nómina y beneficios para los empleados.
• Pagos de proveedores y materias primas.
• Costos de marketing y publicidad.
• Reembolsos de préstamos.
• Impuestos y tasas reglamentarias.
• Gastos de capital (por ejemplo, compra de maquinaria o ampliación de instalaciones).

Paso 5: Organiza los costos fijos frente a los variables

Clasificar tus gastos en fijos y variables ayuda a comprender qué costos son esenciales y cuáles se pueden ajustar.

Los costos fijos son pagos regulares e inevitables como el alquiler, los reembolsos de préstamos y el seguro.

Los costos variables fluctúan dependiendo del uso o la actividad, como las facturas de servicios públicos, los materiales comerciales o el gasto discrecional.

Tanto para los presupuestos personales como para los de negocios, distinguir estos dos tipos de costos te da una idea de las áreas en las que puede reducir si el flujo de efectivo se vuelve limitado.

Paso 6: Monitorea los excedentes y déficits del flujo de efectivo

Una vez que hayas pronosticado las entradas y salidas, resta los gastos totales de los ingresos para determinar si tendrás un excedente de efectivo (saldo positivo) o un déficit (saldo negativo).

En un presupuesto personal, un excedente de efectivo se puede ahorrar, invertir o destinar a pagos adicionales de préstamos. Un déficit requerirá reducir los gastos no esenciales o sacar de los ahorros.

Para un negocio, un excedente puede reinvertirse en el negocio para su crecimiento o ahorrarse como reserva. Si el negocio se enfrenta a un déficit, es posible que debas considerar reducir costos, retrasar los pagos u obtener financiación.

Paso 7: Plan para contingencias

Tanto los individuos como las empresas deben anticipar lo inesperado.

Las contingencias del presupuesto personal pueden incluir reparaciones de automóviles, gastos médicos o mantenimiento del hogar.

Las contingencias comerciales podrían implicar averías de maquinaria, retrasos en los pagos de los clientes o recesiones económicas.

Construir un fondo de emergencia (normalmente de 3 a 6 meses de gastos) en tu presupuesto garantiza que esté preparado para estos eventos inesperados.

Paso 8: Revisa y ajusta regularmente

Un presupuesto en efectivo no es un ejercicio único. Revisa tu presupuesto periódicamente para ajustarte a los cambios en los ingresos, gastos u objetivos financieros. El seguimiento del flujo de caja real contra tu presupuesto ayuda a identificar patrones y áreas de mejora.

Para los presupuestos personales, revisa tu presupuesto mensualmente para asegurarte de que estás cumpliendo con los objetivos de ahorro y no gastando de más.

Las empresas deberían realizar un seguimiento de su presupuesto de efectivo con más frecuencia, especialmente si operan en una industria sensible al efectivo. Las revisiones semanales o quincenales pueden ser necesarias para realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar, los pagos de los proveedores y los gastos operativos.

Conclusión 

Crear un presupuesto de efectivo es un paso esencial para mantener la estabilidad financiera, tanto personalmente como en los negocios. Al seguir esta guía paso a paso, puedes obtener el control de tus finanzas, evitar sorpresas y planificar un futuro financiero exitoso. Ya sea que estés ahorrando para un objetivo personal o asegurándose de que tu negocio funcione sin problemas, un presupuesto en efectivo es tu hoja de ruta hacia el éxito financiero.

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